Se existe um aspecto democrático em nossas vidas, ele é o tempo. O dia tem 24 horas para qualquer um de nós, e isso não se discute. Por isso, aqui na Duoeme estamos sempre em busca de ferramentas e de formas, para que, os nossos dias sejam produtivos e organizados. Além de também, ajudar na organização dos dias dos nossos clientes, que como empresários e gestores, possuem muitas tarefas e responsabilidades.
Quando a rotina envolve diferentes compromissos e assuntos, fica ainda mais simples nos perdermos no mar de tarefas que inundam nossos pensamentos, e isso acomete muito os empresários e os gestores de comunicação, que estão a frente de diferentes projetos e equipes.
Por isso, dividimos aqui 5 dicas (e algumas ferramentas) que auxiliam a nossa produtividade:
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TIRE DA CABEÇA
Ao longo dos anos e das inúmeras tarefas esquecidas, nós aprendemos o seguinte exercício para não cometer mais o erro de perder aquela ideia ótima ou se esquecer de algum compromisso: tire da cabeça, coloque no papel, ou melhor, coloque em algum aplicativo. Isso mesmo, aplicativo, as tradicionais agendas ou bloco de anotações são excelentes e eu particularmente, sou do time do caderno ainda, mas sei que ninguém mais pensa em carregar peso por aqui. Eu uso o Wunderlist, lá separo as minhas listas de tarefas e tudo vai pra lá, desde a ligação para a minha tia até a tarefa relacionada à gestão da equipe. Tudo sai da cabeça, para não correr o risco de ser esquecido. Há quem utilize o Evernote também, ambos possuem versão aplicativo e desktop, então fica simples ir liquidando as tarefas do dia e planejar a semana.
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ORGANIZAÇÃO E RESPONSABILIDADES
Eu não consigo lembrar como era a nossa vida com os projetos aqui na agência antes da implantação do Trello. Mentira, eu consigo sim. A gente fazia um Kanban simples com os post-its em um painel e enviava as informações por e-mail, até que, em um belo dia descobrimos o santo Trello. Hoje, todo o nosso processo de entregas está organizado lá, com data de entrega, informações e responsabilidades – inclusive a revisão e a publicação desse artigo. Isso possibilita a união das informações em um só lugar e acompanhamento do status de TODOS os projetos de qualquer canto do mundo e por todos da equipe.
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PLANEJAR É TUDO
Santo domingo! É neste dia que eu tenho uma reunião de 30 minutinhos comigo mesma, para entender quais são os objetivos mais importantes da semana na agência, qual será a minha agenda, quais as tarefas que terei que acompanhar com a equipe, quais meus pontos de atenção e claro, quando visitarei a minha avó e as minhas sobrinhas. Talvez esse seja o momento mais importante da semana, é nele em que eu consigo organizar tudo e abrir espaço para o que possa ser inesperado, para a reunião não planejada, para o novo desafio, para aquilo que não deu tão certo como o planejado. Assim, os dias são sim mais produtivos e, sobretudo, mais leves.
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POMODORO AJUDA E MUITO
Calma que não é o molho de tomate não! O Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo, desenvolvida nos anos de 1980 para trazer mais produtividade e agilidade mental, consiste que o seu tempo seja cronometrado em pequenos “tiros” de 25 minutos com total foco, só depois disso, você pode dar aquela arejada nas ideias com um cafezinho ou com uma tarefa mais rápida. Posso garantir que funciona, principalmente para aqueles projetos que exigem muitas etapas e com tarefas mais longas.
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CUIDADO COM AS NOTIFICAÇÕES
Confesso que eu já me pedi INÚMERAS vezes com essas tais notificações, primeiro com aquele aviso do e-mail, depois com as notificações das redes sociais e mais recentemente com o WhatsApp. A solução foi a mesma para todos eles: silenciar as notificações, manter o celular afastado e olhar para ele a cada 2 horas. Afinal, se for algo que não possa aguardar esse tempo, mais alguém será acionado. Assim, as interrupções foram reduzidas e as tarefas ganham mais atenção.
A regra é sempre evoluir. Se tiver algo tirando o meu foco ou a minha produtividade, dou conta logo de pensar em algo que possa atuar sobre isso. A resposta está quase sempre em organização, ainda mais agora que a tecnologia anda tão ao nosso favor.
Se você tem alguma dica para me dar ou compartilhar sobre ferramentas de produtividade, fique a vontade! Assim como Trello, pode ser neste post, a oportunidade de conhecer uma solução para x problema.
Fui! 😉
Érika Felizola
– erika@duoeme.com.br
Especialista em comunicação para PME’s. Docente de cursos livres em comunicação e marketing. Sócia da Duoeme Comunicação. Escorpiana. Tia da Liz e da Maya.